На панели инструментов Колонтитулы имеется кнопка Автотекст , позволяющая вставлять часто используемые слова и выражения, например, фамилию автора, дату создания документа, имя файла в текст колонтитулов.
Как отобразить верхний и нижний колонтитулы в первом разделе
В документе отчёта Lesson06 Вы решили включить в колонтитул первого раздела фамилию автора и имя файла, чтобы облегчить процесс поиска документа при необходимости его редактирования в будущем.
Дважды щёлкните на области нижнего колонтитула на первой странице документа. Будет отображён нижний колонтитул для первого раздела документа.
Как вставить элемент автотекста в колонтитул
1. На панели инструментов Колонтитулы щёлкните на кнопке Автотекст . Появится список элементов автотектста для колонтитулов.
2. Щёлкните на Имя файла , затем нажмите клавишу пробела (Spacebar ). В тексте нижнего колонтитула появится имя файла документа. После имени файла Word вставляет пробел.
3. На панели инструментов Колонтитулы щёлкните на кнопке Автотекст , щёлкните на , затем нажмите клавишу Spacebar . Текст будет вставлен в колонтитул после именит файла.
4. Щёлкните на кнопке Закрыть , чтобы вернуться в основной документ.
5. Сохраните документ.
Лабораторная работа № 5
Макрос
Макрос – последовательность типичных действий, которой мы присваиваем название и поручаем её выполнение компьютеру. Чтобы создать простенький макрос, не требуется никаких знаний о программировании, и научиться этому можно за несколько минут. Рассмотрим простой пример. Если в тексте появляется слово, которого нет в словаре Word’a, это слово подчеркивается красной волнистой чертой, и ошибку легко обнаружить. Однако Word 97 имеет неприятное свойство путать языки текста, если Вы часто переключаетесь с латинского на русский и обратно, что-то удаляете, вставляете из буфера латинские слова в русский текст и тому подобное. И если Вы набираете русский текст, а Word полагает, что Вы вводите английские слова, то он ищет их в своем английском словаре, не находит и начинает подчеркивать всё подряд. В этом случае приходится выделять подчёркнутый текст, затем в меню Сервис выбирать пункт Язык , в нём – пункт Выбрать язык… , а затем долго прокручивать появившийся список, добираясь до слова «Русский» . Чтобы избавиться от этого, запишем всю эту последовательность действий в виде макроса.
Запись макроса
Итак, предположим, что имеется фрагмент текста, который должен быть обозначен как русскоязычный.
1. Выделите этот фрагмент.
2. Вменю Сервис выберите последовательно пункты Макрос и Начать запись . В результате открывается диалоговое окно, в котором нужно присвоить макросу имя (например, Ru ).
3. Щёлкните на кнопке OK и возвратитесь к исходному тексту, где в уголке появилось маленькое окошко с надписью Остановка . Это означает, что запись идёт.
4. Нужный фрагмент текста уже был выделен перед началом записи макроса, поэтому обратитесь в меню Сервис , затем выберите Язык Þ Выбрать язык… Þ Русский .
5. Щёлкните на кнопке OK и уберите выделение, установив курсор где-либо в тексте и щёлкнув левой клавишей мыши.
6. Все нужные действия выполнены, осталось только остановить запись – для этого щёлкните по чёрному квадратику в окошке Остановка .
Макрос готов. Когда в следующий раз понадобится указать Word’у, что он имеет дело с русским текстом, выделите этот текст и выполните макрос Ru .
Создание кнопки на панели инструментов
Создайте для нашего макроса кнопку на панели инструментов.
Аналогично создайте кнопку для английского текста, назвав её En .
1. В меню Сервис выберите команду Настройка .
2. Активизируйте вкладку Команды .
4. Вынесите кнопку Макросы Ru на панель инструментов.
5. Нажмите на кнопке Изменить выделенный объект .
6. В открывшемся окне выберите пункт Основной стиль .
7. Ещё раз щёлкните на кнопке Изменить выделенный объект .
8. Выберите Изменить значок на кнопке , после чего появится окно Редактор кнопок .
9. В левой его части – заготовка рисунка. Выберите на палитре нужный цвет, щёлкните мышкой по заготовке – и маленький квадратик на ней закрасится выбранным цветом.
10. Для макроса Ru нарисуйте Ru , а для макроса En - En .
Таблицы. Диаграммы. Вывод команд на панели инструментов
· Для объединения ячеек таблицы необходимо произвести следующие действия: выделить объединяемые ячейки Þ Таблица Þ Объединить ячейки .
· Для выравнивания ячеек таблицы необходимо произвести следующие действия: выделить выравниваемые ячейки Þ Таблица Þ Выровнять ширину столбцов или Выровнять высоту строк .
· Для суммирования, умножения, нахождения максимума, минимума данных в ячейках необходимо произвести следующие действия: в нужную ячейку поместить курсор Þ Таблица Þ Формула Þ Вставить функцию Þ (Выбрать необходимую функцию, после чего она появится в строке Формула ) Þ В скобках указать ячейки (имена ячеек), с которыми производятся операции Þ OK .
Имена ячеек состоят из сочетания букв и цифр. Буквы – по горизонтали, цифры – по вертикали (как в шахматах, игре «Морской бой», «Охота на лис» и т.д.). В качестве примера см. следующую таблицу:
Работа с таблицей
1. Изобразите следующую таблицу.
Сопоставление прогнозов социально-экономического развития государства на период до 2000 года, разработанных автором в 1990-м и в 1998-м годах (млн р)
2. В ячейке G4 посчитайте сумму данных в ячейках B4 и C4 .
3. В соответствии с напечатанным произведите действия в остальных ячейках таблицы.
Примечание . 1. Заголовок необходимо напечатать 14 -м шрифтом Times New Roman (или Times New Roman Cyr ), полужирными буквами и выровнять по центру.
2. Первый столбец и две первые строки таблицы необходимо напечатать 14 -м шрифтом Arial (или Arial Narrow ).
3. Числовые данные таблицы необходимо напечатать 12 -м шрифтом Arial (или Arial Narrow ).
Команда Автотекст позволяет автоматизировать вставку в документы часто используемых слов, фраз или графических элементов. В качестве элемента автотекста используются почтовые адреса, стандартные пункты договора, наименования отпускаемых товаров или рисунки, адреса электронной почты, список персональных данных из адресной книги Outlook. Каждый текстовый или графический элемент, сохраняемый в виде элемента автотекста, получает свое уникальное имя. Ввод имени элемента обеспечивает вставку автотекста в документ.
Word предлагает в качестве имени элемента первые слова выделенного фрагмента. Вы можете ввести другое имя элемента. Для сохранения элемента вместе с его форматированием включите символ абзаца в выделенный фрагмент.
Рис. 5.4 . Диалоговое окно, используемое для создания элемента автотекста
Word содержит готовый набор элементов автотекста: часто встречающиеся в деловой переписке слова и выражения типа В ответ на, справочные сведения об открытом файле: Дата создания, Имя файла, Полное имя файла и т.п. Для вставки элемента автотекста введите в документ несколько первых символов его имени. Высветится подсказка с элементом автотекста. Нажмите клавишу Enter или F3 , чтобы принять предложение или продолжите ввод.
Работу с автотекстом облегчает панель инструментов Автотекст (AutoText) (рис. 5.6). Ее можно отобразить следующими способами:
- Выбрать в меню Вид (View) команды Панели инструментов (Toolbars), Автотекст (AutoText).
- Нажать кнопку Панель (Show Toolbar) в диалоговом окне Автозамены (Autocorrect) на вкладке Автотекст (AutoText) (см. рис. 5.5).
Рис. 5.5
. Диалоговое окно, позволяющее вставить часто используемые слова и выражения
Старайтесь не перебирать часто используемые текст в документах автотекстом и автозаменой.
Автотекст обрабатывает большие фрагменты текста и сохраняется вместе с шаблоном Word.
Функция автозамены может заменять несколько символов до 255 символов в полном тексте, а также будет доступно во всех приложениях Office.
Создание и использование элемента автотекста
Выделите в документе текст, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент.
Нажмите клавиши ALT + F3.
Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание нового стандартного блока . Большая часть значений по умолчанию подходит, но в том числе уникальное имя и описание позволяют легко находить и использовать Автотекст.
Использование автотекста
Чтобы использовать текст, перейдите на вкладку вставка > Экспресс-блоки , > Автотекст и выберите нужный элемент.
Настройка и использование элемента автозамены
В документе выберите до 255 знаков, которые нужно преобразовать в повторно используемый фрагмент.
Перейдите в раздел > Параметры > Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены .
На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе , если он еще не установлен.
В разделе заменить введите знаки, которые нужно инициировать для автоматического ввода текста. Текст, выделенный в документе, должен появиться в поле на .
Нажмите кнопку Добавить , а затем - кнопку ОК и снова нажмите кнопку ОК .
Чтобы использовать текст, введите символы, введенные в поле заменить . Нажмите клавишу пробел или ввод, чтобы заменить введенные символы на повторно используемый фрагмент.
Автотекст недоступен в веб-приложении, и эта функция автозамены не поддерживает записи для замены текста.
Для этого нажмите кнопку Открыть в Word и измените текст.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).
14204П
ри работе в Word в редактируемые текстовые документы нередко приходится вставлять «дежурные»
фразы, адреса, наборы терминов, имена и тому подобные блоки текста. Вводить их каждый раз вручную - значит терять драгоценное время, вставлять из заранее подготовленного файла стандартными методом копировать/вставить
- это уже лучше, но опять же нужно этот файл открыть, найти в нём нужный элемент, скопировать его, вернуться в Word и только потом вставить.
В общем, опять всё сводится к потере времени.
К счастью, в Word есть функция, позволяющая вставлять в документ блоки текста быстро и без лишних хлопот. Называется она . Суть её работы заключается в следующем. Выделенные в Word фрагменты текста сохраняются в специальный файл Normal.dotm , служащий шаблоном, к которому в случае необходимости вставки текста обращается пользователь нажатием всего лишь одной кнопки. А теперь представим, что у вас есть некий текст и его нужно добавить в шаблон .
Выделите в документе нужный участок текста, переключитесь на вкладку «Вставка» и в блоке «Текст» кликните по верхней средней иконке «Экспресс блоки» . В открывшемся меню выберите -> «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» .
В появившемся диалоговом окошке присвойте ему (если хотите) подходящее имя и сохраните его нажатием «ok» . Прочие параметры менять не нужно .
Теперь вы можете вставлять сохранённый текст из в документы в каком угодно месте, при этом исходное форматирование шаблона будет сохранено. А чтобы избавить себя от необходимости каждый раз переключаться на вкладку «Вид» и вызывать , добавьте его на панель быстрого доступа Word для чего кликните по элементу меню правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующую опцию.
Вполне вероятно, что со временем у вас накопится много текстовых заготовок и вы захотите удалить ненужные. Делается это также очень просто. Вызовите шаблон из , кликните по ненужной более записи правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт «Упорядочение и удалить…» .
Как правило, замену Microsoft Word ищут, если речь идет только о бесплатном использовании текстового редактора. Но даже будучи платным продуктом, Word все равно остается самой популярной программой для создания документов. Секрет популярности детища софтверного гиганта – в функциональности и удобстве интерфейса. Единственное, пожалуй, чего не хватает популярному текстовому редактору, так это настраиваемой функции автозавершения слов – функции предугадывания вводимых пользователем слов, как в поисковых системах.
Тем не менее, автозавершение не только слов, но даже целых фраз можно настроить и использовать в рамках функции автотекста. Также функцию автозавершения слов, не только предварительно настраиваемую, но и с использованием готовых словарей, в Word можно внедрить с помощью сторонней программы Comfort Typing Pro. Ниже будут рассмотрены оба эти варианта.
Итак, как настроить функцию автозавершения слов в Word?
1. Автотекст внутри Microsoft Word
Автоматическое завершение слов – это весьма удобная вещь при наборе однотипного текста. Добавленные в коллекцию автотекста слова и фразы в документе могут появляться мгновенно. Достаточно напечатать несколько начальных символов и при появлении специального поля нажать Enter для вставки слова или фразы целиком. Для этого, правда, сначала необходимо провести небольшую работу по добавлению часто употребляющихся слов и фраз в коллекцию автотекста.
Доступ к кнопке запуска автотекста в Word’e реализован не совсем удачно для частого использования. Во вкладке «Вставка» необходимо выбрать кнопку «Текст», затем – «Экспресс-блоки», а затем – «Автотекст».
Поскольку базу автозавершения слов прежде нужно еще самостоятельно создать, периодически сохраняя нужные слова и фразы в коллекцию автотекста, кнопка этой функции будет явно не лишней на панели быстрого доступа. Жмем меню «Файл».
Переходим к «Параметрам».
Кликаем вкладку слева «Панель быстрого доступа». В графе «Выбрать команды из:» указываем «Вкладка "Вставка"». В самом верху перечня увидим кнопку «Автотекст». Ее нужно добавить в поле панели быстрого доступа, используя кнопку посередине «Добавить». Для сохранения настроек жмем «Ок» внизу.
Кнопка автотекста появится на панели быстрого доступа. В дальнейшем для добавления слов и фраз в коллекцию автотекста их нужно сначала выделить в документе, затем нажать кнопку автотекста и воспользоваться опцией сохранения.
Форма сохранения в коллекцию автотекста Word позволяет определять слова и фразы в разные категории. В принципе, всю словарную базу можно сохранить в категорию по умолчанию «Общие». Для удобства работы с большими запасами слов лучше определить их в разные тематические категории. В выпадающем списке категории есть пункт «Создать категорию».
При выборе этого пункта откроется поле наименования новой категории. После задания имени категория появится в форме сохранения слов в коллекцию автотекста. Далее выбираем нужную категорию и жмем «Ок» внизу формы.
Слова и фразы, сохраненные в коллекцию автотекста, будут доступны в таблице превью при нажатии кнопки автотекста на панели быстрого доступа. При выборе превью его содержимое – слова или фразы – будут автоматически вставлены в документ.
Но с содержимым коллекции автотекста гораздо удобнее работать по типу автозавершения слов. Как упоминалось, слова и фразы из коллекции будут автоматически дописаны после нажатия клавиши Enter, когда возле вводимых символов появится поле автотекста.
Удалить неиспользуемые слова и фразы из коллекции можно, нажав кнопку автотекста и вызвав на превью контекстное меню. Команда «Упорядочить и удалить» откроет окно упорядочивания коллекции автотекста.
Окно упорядочивания автотекста называется «Организатор стандартных блоков». В нем хранятся блоки с прочими фрагментами-шаблонами Microsoft Word. Сортировка блоков в этом окне по категориям позволяет быстрее отыскивать блоки с нужными словами и фразами коллекции автотекста. Блоки удалятся кнопкой «Удалить» внизу окна.
Бесспорно, с функцией автотекста можно увеличить производительность создания однотипных документов. В то же время автотекст полноценным заменителем функции автозавершения слов не является. Собственного искусственного интеллекта автотекст Word, увы, не имеет. Функция автозавершения слов, отсутствующая в Word’e, но имеющаяся в арсенале другого небезызвестного текстового редактора – LibreOffice Writer – предусматривает автоматическое пополнение словарного запаса в процессе работы с документами. Активировав опцию сбора слов в настройках автозамены, пользователь LibreOffice Writer будет получать предложения для автоввода из самостоятельно формирующейся базы отдельных слов, ранее присутствующих в тексте открытых документов.
Настоящую функцию автозавершения слов в Word, впрочем, как и в любой иной текстовый редактор Windows, можно внедрить с помощью программы Comfort Typing Pro.
2. Автозавершение слов с помощью программы Comfort Typing Pro
Программа Comfort Typing Pro обеспечивает появление в области ввода символов небольшую табличку с вариантами завершения печатаемого слова. Варианты слов мгновенно меняются при вводе следующих символов. У программы имеются свои словари на нескольких языках, включая русский. Эти словари можно пополнять собственными часто используемыми словами.
Comfort Typing Pro – программа платная (630 руб.), но ее совершенно бесплатно можно скачать с официального сайта и также бесплатно тестировать целый месяц после установки.
Функция автозавершения слов в самой программе Comfort Typing Pro называется автоподсказкой слов. Но это не единенный функционал; программа также обеспечивает Windows настраиваемым переключателем языковой раскладки клавиатуры и текстовыми шаблонами.
После установки и запуска программа свернется в системный трей. Вызываем на значке Comfort Typing Pro в системном трее программное меню и первым делом проверяем, чтобы была активна опция «Разрешить автоподсказку слов». Далее открываем «Параметры».
Слева выбираем вкладку «Автоподсказка». Здесь также функцию автозавершения слов можно включать и отключать при ненадобности. Если надобности в изменении настроек функции нет, просто назначаем внизу удобную клавишу вставки слов.
Во вкладке «Словари» необходимо скачать и установить русскоязычные словари. Они почему-то не поставляются вместе с программой.
При необходимости можно установить и словари для прочих поддерживаемых языков.
После скачивания словари будут доступны автоматически. В любой момент можно обратиться к вкладке параметров «Словари», выбрать тот или иной словарь из перечня и, нажав кнопку «Правка», добавить свои слова. Словарь откроется в обычном блокноте. Чтобы функция автозавершения слов автоматически пополняла свой словарный запас в процессе работы с различными документами, во вкладке «Словари» должна быть активной опция «Запоминать пользовательские слова».
После внесения любых изменений жмем внизу «Сохранить».
Можем тестировать функцию: открываем документ Microsoft Word, начинаем вводить текст и при наличии нужных слов в таблице вариантов завершения вставляем их назначенной клавишей.
Перемещение между вариантами слов внутри таблицы осуществляется клавишами навигации – стрелкой вверх и стрелкой вниз.
Отличного Вам дня!
