Отправка документов из 1С по средствам e-mail не так уж сложна, но почему-то пользователи редко пользуются данной очень удобной возможностью. Рассмотрим настройку отправки почты из 1С в конфигурациях 10.3, и 1.3.
Шаг первый
Отправка документов из 1С почтой
Каждая печатная форма: , или , — в программе 1С имеет специальную кнопку — отправка электронной почтой:
Если всё настроено правильно, система предложит варианты отправки сообщения, где можно выбрать, в каком формате отослать файл, выберем XLS:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
После нажатия ОК система предложит нам заполнить остальную информацию будущего письма:
Кому — можно выбрать из списка, если у выбранного в документе контрагента установлен е-мейл.
На вкладке «письмо» можно указать сопровождающее сообщение. Для отправки осталось нажать «Отправить».
Однако! Если у Вас не настроен почтовый клиент, выскочит вот такое сообщение:
В этом нет ничего страшного, рассмотрим настройку отправки почты из 1С подробнее:
Настройка почтового клиента в 1С
Для отправки документов Счет, Счет-фактура, ТОРГ12 и других по почте первым делом необходимо произвести настройку почты в 1С 8.3. После попадания в меню настройки мы увидим следующее:
Здесь Вы должны указать Ваши настройки учетной записи. Если Вы их не знаете, узнайте у Вашего провайдера или обслуживающего информационную систему сотрудника.
После того как настройки введены, можно проверить их правильность, нажав кнопку Проверить настройку учетной записи .
Настройка готова!
В конфигурациях 1С в настоящее время есть очень удобный сервис отправки счетов на оплату покупателям напрямую из программы, для этого не нужно печатать документ или сохранять его во внешние файлы, достаточно лишь нажать кнопку отправки и указать электронный адрес получателя. И особенно важен тот факт, что счет можно сформировать сразу с факсимильной подписью и печатью, а также добавить в него логотип вашей организации. В этой статье я расскажу о том, как настроить такую удобную функцию в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8.
Первым делом, хочу показать вам, каким должен быть готовый результат нашей работы. В том случае, если мы хотим сформировать счет с подписью руководителя и печатью, после выполнения всех настроек печатная форма документа будет выглядеть следующим образом:
Для того, чтобы загрузить в программу информацию о подписи и печати, переходим на вкладку "Главное" и заходим в справочник "Организации"
Открываем нужную организацию и разворачиваем поля раздела "Логотип и печать". 
Первым делом, щелкаем по ссылке "Инструкция "Как создать факсимильную подпись и печать". Программа нам сообщает, что необходимо распечатать предлагаемый лист, подставить на нем подписи и печать и отсканировать в форме рисунка. После этого открываем получившийся рисунок в графическом редакторе (я использовала стандартный Paint), вырезаем нужные области и сохраняем как отдельные файлы в формате png.
Затем загружаем получившиеся изображения в программу по ссылкам "Загрузить печать" и "Загрузить подпись". 
Как вы видите, также в программу есть возможность загрузить логотип организации, который тоже будет отображаться в печатной форме счета. 
Теперь можно открывать счет и пробовать распечатать новую форму. Для этого переходим на вкладку "Продажи", выбираем пункт "Счета покупателям", находим нужный документ и нажимаем кнопку "Печать" - "Счет на оплату (с печатью и подписями)". 
Если нам нужно отправить счет по электронной почте, то нажимаем на кнопку с изображением конверта, расположенную справа от кнопки печати. При этом программа также поинтересуется, какую форму мы хотим отправить
Выбираем вариант с печатью и подписями. При необходимости можно открыть и посмотреть получившийся счет из формы отправки. Если всё хорошо, остается только указать получателя и нажать "Отправить".
В том случае, если вы раньше не отправляли счета покупателям напрямую из 1С, необходимо сначала настроить параметры учетной записи электронной почты. Для этого переходим на вкладку "Администрирование" и выбираем пункт "Органайзер". 
Затем пункт "Учетные записи электронной почты". Создаем новую запись, указываем адрес своей электронной почты, пароль и имя отправителя, сохраняем информацию. Теперь можно спокойно использовать данный удобный функционал, отправляя счета на оплату покупателям напрямую из 1С: Бухгалтерии. Если у вас остались вопросы, то можно задать их в комментариях к статье.
Отправить эту статью на мою почту
В бухгалтерском учете Счет на оплату в 1С представляет собой документ, который организация предъявляет покупателю за поставленный товар или оказанную услугу с целью информирования о необходимости внесения денежных средств.
В 1С представлено два варианта работы со счетами на оплату в 1С:
В качестве документа, который хранится в базе и соответствующая ему печатная форма. Он предназначен для контроля взаиморасчетов с покупателями в системе и вывода соответствующей информации на бумажный носитель.
Печатная форма Счета на оплату, которая формируется из заказа клиента или документа реализации и нужна для отправки покупателю. Распечатать ее можно в любой момент времени, а так же выведенную на экран форму можно сохранить на свой ПК в любом формате.
Какой из вышеперечисленных вариантов будет применяться зависит от значения константы Использовать счета на оплату клиентам и устанавливается оно в разделе НСИ и Администрирование → Продажи → Оптовые продажи → Счет на оплату.
Документ Счет на оплату 1С 8.3
Создание счета в 1с 8.3 возможно путем ввода нового из Реестра торговых документов, а так же вводом на основании, при соблюдении некоторых условий
По Заказу клиента, если:
В нем выбран договор с порядком взаимодействия По заказам;
В нем договор не нужен, но в соглашении указан порядок расчетов По заказам.
Счет на оплату в 1С создается на основании Реализации товаров и услуг если:
Используется договор, в котором определен порядок По накладным;
Договор не нужен, но в соглашении прописаны правила расчетов По накладным.
Счет в 1С 8.3 может быть создан на основании любого из вышеуказанных документов, при условии, что правила взаиморасчетов с клиентом По договорам.
При создании счет на оплату 1С 8.3 по данным любого из указанных объектов предназначено рабочее место «Создание счетов на оплату», открывается оно в списке по команде Создать на основании.
Здесь представлено две рабочие закладки: Этапы и оплаты и Счета на оплату. Каждая предполагает свои реквизиты и выполняет определенные функции.
На первой отображаются все планируемые платежи, предусмотренные по графику оплаты.
Поясним, о каком графике идет речь. В соглашении с клиентом, будь оно индивидуальное или типовое можно установить график платежей, в соответствии с которым необходимо фиксировать в информационной системе поступление денежных средств.
Для графика оплаты указывается наименование и заполняется перечень этапов. Для каждого этапа графика оплаты определяется вариант оплаты (аванс, предоплата или кредит), оплата (безналичная или наличная), процент от общей суммы (итого всех строк должно быть равно 100%), отсрочка (сдвиг в днях от даты продажи).
Приведем пример. Для клиента установлены условия взаимодействия: для отгрузки продукции по заявке покупатель должен внести предоплату в размере 50% от суммы этой заявки, остальная часть должна быть оплачена в течение 5 дней после отгрузки. Все платежи осуществляются через кассу.
Заполнение данных выглядит так:
Детализация: По заказам;
Форма оплаты: Наличная;
Варианты оплаты: предоплата (до отгрузки) 50% и кредит (после отгрузки) 5дней 50%
Согласно графику, установленному в соглашении, автоматически рассчитываются этапы оплаты в самом документе (Заказ клиента или Реализацию товаров и услуг). При необходимости их можно скорректировать вручную по ссылке в поле Оплата и перенести в документ, не меняя при этом данные в справочнике.
Флаги в первой колонке закладки устанавливаются автоматически у тех строк, по которым надо оформить счет на оплату. Если плата по строке уже произведена (внесены в базу платежные документы), то строка становится не активной и в колонке «Оплачено» отображается уже поступившая сумма. Создается счет нажатием кнопки одноименной кнопки. При этом будет создан новый проведенный счет, информация в котором будет заполнена в соответствии с данными документа основания и суммой подлежащей к оплате. Он отобразится в списке счетов на следующей вкладке «Счета на оплату» в состоянии Выставлен.
Новый счет в 1С содержит следующую информацию:
В шапке: на основании чего выставлен, когда, кому и от кого;
В Этапах оплаты отображаются форма оплаты, банковский счет и/или касса и график оплаты;
В Дополнительно указываются менеджер, руководитель, главный бухгалтер, заполняется назначение платежа и при необходимости вносится дополнительный текст для вывода в печатный бланк;
В Комментарий можно ввести прочий произвольный текст для удобства работы пользователя.
Все созданные счета на оплату 1С 8.3 доступны в списке счетов в разделе «Продажи». Просмотреть все выставленные счета по объекту расчетов можно с помощью отчета «Связанные документы», и открыть их непосредственно из отчета кликнув на соответствующие строки отчета.
Вывести печатную форму по проведенному счету в 1С можно в любой момент с помощью команды «Печать», так же возможна групповой вывод нескольких выделенных счетов.
Печатная форма Счет на оплату 1С 8.3
Формирование только печатной формы Счет на 1С 8.3 без хранения ее в базе, доступно из нижеприведенных объектов системы:
Из заказа клиента, при соблюдении следующих условий:
В нем используется договор с детализацией расчетов По заказам;
Договор не нужен, но в соглашении вариант расчетов По заказам.
Из реализации товаров и услуг в том случае если:
Используется договор, в котором взаиморасчеты осуществляются По накладным;
Договор не нужен, но в соглашении указывается детализация По накладным.
Счет в 1с 8.3 может быть сформирован по данным любого из вышеприведенных документов, если в них применяется порядок расчетов По договорам.
Так же для счетов в 1С реализована возможность вывода счета с факсимиле. Для этого в карточке организации в настройках печати должна быть добавлена факсимильная печать (методика добавления доступна по ссылке «Как создать факсимиле?»). Распечатка такого счета на оплату в 1С осуществляется по команде Печать выбором соответствующего пункта меню.
Сегодня нам бы хотелось уделить внимание такому способу взимания онлайн-оплаты по банковской карте покупателя, как выставление «ссылки на оплату» или отправка счета по e-mail. Получив такую ссылку, покупатель кликает на нее, переходит на безопасную платежную страницу процессора электронных платежей, вводит реквизиты своей банковской карты и подтверждает платеж в пользу продавца, нажав кнопку «Оплатить».
Надо заметить, что это самый простой функционал ссылки на оплату. Современные поставщики платежных услуг давно уже разработали дополнительные возможности применения ссылок для своих клиентов.
Если вы не интернет-магазин и у вас нет автоматизации продаж с сайта, прежде чем выбрать того или иного поставщика платежных услуг, поинтересуйтесь возможностями данной ссылки. Помните, детали имеют значение.
Остерегайтесь архаичных систем, они тормозят процесс ваших продаж и заставляют больше времени тратить на создание счета и его оплаты.
Ссылка не должна быть одноразовой. Т.е. у вас должна быть возможность скопировать ее и вставить туда, куда вам это нужно: на сайт, в qr-код, под кнопку «Купить», отправить ее в любой мессенджер или же, отправить ее сразу нескольким клиентам. А еще задать план подписок, если вы продаете что-то по подписке и вам нужно ежемесячно и в автоматическом режиме списывать деньги с карты покупателя.
Какому бизнесу удобно формировать ссылки на оплату и выставлять счета покупателям
1. Бизнесу, который продает услуги физическим лицам или ИП.
2. Бизнесу с небольшим перечнем товаров/ услуг -10-20 штук. Поскольку, чтобы получить ссылку на оплату, необходимо каждый товар/услугу создать в личном кабинете.
3. Бизнесу, у которого нет «корзины» на сайте, но хочется продавать товары/услуги через сайт в автоматическом режиме, т.е. через кнопку "Купить".
Как продавец формирует ссылки на оплату в личном кабинете bePaid
1. Заходит в рабочий кабинет системы bePaid
2. Создает там продукт: в специальных полях вводит его название, описание, стоимость. При необходимости: задает время действия ссылки; количество оплат, которые можно произвести по ссылке; устанавливает сумму и периодичность автоматического списания средств с карты клиента после первого платежа, при необходимости.
4. Вставляет ее на сайт под кнопку "Купить", в баннер, в QR-код или отправляет ее покупателю по удобным средствам электронных коммуникаций.
5. После оплаты покупателем, получает уведомление о платеже на электронный адрес.
Как покупатель производит оплату
1. Кликает на ссылку или кнопку "Купить" на сайте продавца и попадает на защищенную платежную страницу bePaid, на которой он видит сумму платежа, наименование продавца. Ему предлагается ввести реквизиты своей банковской карты и подтвердить платеж, нажав кнопку "Оплатить".
2. После оплаты, получает уведомление о платеже на электронный адрес, введенный при оплате.
Что важно учесть
Покупатель может оплатить только одну услугу/товар за одну процедуру оплаты. Иными словами, чтобы покупателю купить три услуги/товара, ему необходимо будет три раза пройти по ссылке/нажать кнопку "Купить" и произвести дальнейшую оплату.
И здесь важно понимать, если вы продаете билеты на семинар и предполагаете, что один клиент может купить сразу три билета, то метод ручного формирования счета вам не подходит. Или же если покупатель хочет купить один товар в количестве трех штук, ему необходимо будет три раза кликнуть на кнопку купить и произвести оплату три раза. Это не удобно. В данном случае, вам рекомендуется все-таки сделать несложную интеграцию и установить модуль оплаты к CRM вашего сайта .
Можно ли эти ссылки отправлять иностранным покупателям?
Можно! Принимайте карты VISA, MasterCard, БЕЛКАРТ любого банка, любой страны в BYN, RUB, USD, EUR. А также карты Халва.
Как работает ссылка на оплату? Несколько самых простых моделей.
1. Если вы продаете услуги и сумма счета для каждого покупателя индивидуальна (бухгалтерская консультация, скайп-обучение и т.д.)
В этом случае, вы на своем сайте пишете информацию о том, как можно оплатить услугу (пример текста менеджеры bePaid отправляют клиентам).
После того, как покупатель с вами связался и выразил желание купить услугу, вы заходите в рабочий кабинет системы bePaid, вносите данные об оказываемой услуге в предлагаемых полях: наименование, сумму и т.д. Система bePaid автоматически генерирует ссылку, которую вы легко копируете и отправляете клиенту по электронной почте или любым другим способом электронной связи.
2. Если вы продаете услугу или товар прямо с сайта с фиксированной ценой и клиент всегда покупает только один товар или одну услугу за один платеж. Например, оплата онлайн-курса, личной консультации, доступ к контенту и т.д.
Рядом с вашим товаром или услугой, вы размещаете описание стоимость товара/услуги и кнопку «Купить». Под кнопку «Купить» через админку своего сайта размещаете ссылку на оплату, которую система сгенерировала в личном кабинете bePaid.
Покупатель, зайдя на ваш сайт, приобретает товар или услугу без дополнительного звонка в вашу компанию. Он кликает на кнопку «Купить» и попадает на платежную страницу для ввода карточных данных.
3. Если вы хотите продать товар или услугу в какой-либо физической точке, используя QR-код.
Вы просто создаете продукт в личном кабинете. Копируете автоматически сгенерированную ссылку на оплату и вставляете ее в QR-код. С помощью QR приложения, ваш покупатель откроет ссылку на оплату и попадет на безопасную платежную страницу bePaid, где ему будет предложено завершить процесс покупки, введя данные своей банковской карты.
QR-код можно создать на любом бесплатном сайте, специализирующихся на QR-программах. Некоторые программы позволяют добавлять логотип, свои цвета и отслеживать статистику.
4. Если вы продаете товар или услугу по акции и вам надо отследить количество и сроки.
При создании продукта в личном кабинете, вы можете установить определенную цену, какое количество раз можно купить этот продукт по этой цене и срок действия ссылки на оплату (часы или дни). Ссылку вставляете на сайт или отправляете клиентам по электронным каналам коммуникаций.
5. Если вы продаете подписку на какой-либо контент.
В личном кабинете вы можете настроить план подписки: когда и с какой периодичностью списывать деньги с карты вашего постоянного покупателя. Например, фиксированная ежемесячная плата за обучение в онлайн-школе программирования.
Как получить возможность использовать «волшебные» ссылки?
Отправьте нам заявку, а мы подключим вас к приему платежей по банковским картам через интернет и настроим личный кабинет.
С уважением,
Команда bePaid
Подключим ваш бизнес к приему платежей по банковским картам через интернет и к системе ЕРИП.
